Stand 26. Juni 2022
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Präambel x
Der Billardclub Neu-Ulm e.V. (BCNU) verarbeitet im Rahmen der Vereinsverwaltung personenbezogene Daten (z.B. Einladung der Mitgliederversammlung, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebs, Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Um die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gilt für den Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
Allgemeines x
Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitgliedern erfolgt automatisiert in PCAnlagen. Die dabei verwendeten Daten werden elektronisch in Form von Word-, Excelbzw. Vereinsverwaltungssoftware-Anwendungen geführt. Dabei ist hinsichtlich der erfassten Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internetauftritt (Homepage und facebook) des BCNU veröffentlicht. Dazu zählen auch Fotos, Videos und Spielberichte vom Punktspielbetrieb sowie von internen Wettkampfveranstaltungen.
Dies dient der Wahrung berechtigter Interessen des Vereins. Das berechtigte Interesse des Vereins besteht insbesondere in der Information der Mitglieder, der relevanten Verbände und der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins.
Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder x
Der Verein hat im Rahmen der verschiedenen Verarbeitungstätigkeiten ein Verzeichnis angelegt, in dem die jeweiligen Tätigkeiten detailliert beschrieben werden. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Postleitzahl, Ort, Straße, Hausnummer), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, gegebenenfalls die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter bei Minderjährigen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen,
gegebenenfalls Funktion im Verein.
Alle personenbezogenen Daten der Mitglieder werden angemessen geschützt. Soweit diese Daten auf internen PC-Anlagen der für die Verarbeitung beauftragten Mitglieder verarbeitet oder gespeichert werden ist sichergestellt, dass diese nicht in den Zugriff Dritter unberechtigter Personen gelangen.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Landesverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet. Dies gilt auch für Mitglieder, für die eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragt wird, damit diese an solchen Veranstaltungen teilnehmen können.
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit x
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten im Internetauftritt des BCNU veröffentlicht und gegebenenfalls an die Presse weitergegeben.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, wie zum Beispiel Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse von sportlichen Wettkämpfen.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb von öffentlichen Wettkampfveranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein x
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1. Vorsitzenden zugeordnet. Dieser hat sicherzustellen, dass ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 12 bis 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen x
Listen von Mitgliedern werden von den Vorstandsmitgliedern insoweit geführt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten wird das Gebot der Datensparsamkeit beachtet.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „BCC“ zu versenden; die Abkürzung „BCC“ steht für „blind carbon copy“ (deutsch: Blindkopie).
Verpflichtung auf Vertraulichkeit x
Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Mannschaftsführer, Kassenprüfer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
Die Mitglieder des BCNU sind verpflichtet, Ihnen etwa auf dem Wege eines Mitgliederverzeichnisses bekanntwerdende personenbezogene Daten nicht für Zwecke zu verwenden, die nicht unmittelbar der Erreichung der Ziele des BCNU dienen. Insbesondere verpflichten sich die Mitglieder des BCNU, Adressen anderer Mitglieder nicht für Werbung zu verwenden oder Rundschreiben an Adressen zu versenden, die im Mitgliederverzeichnis abgedruckt sind, sofern dies nicht unmittelbar der Verfolgung der Ziele des BCNU dient.
Datenschutzbeauftragter x
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht erforderlich, da hierfür die Voraussetzung, dass im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, nicht zutrifft.
Internetauftritt des Vereins x
Der Verein unterhält einen eigenen Internetauftritt. (Homepage und facebook) Der Vorstand hat dafür eine oder mehrere verantwortliche Personen bestimmt, die die Administration durchführen.
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung x
Die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beauftragten Mitarbeiter im Verein dürfen diese nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben verwenden. Eine eigenmächtige Datenerhebung, ‐nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
Inkrafttreten x
Diese Datenschutzordnung wurde vom Vorstand am 26.06.2022 beschlossen.
Neu-Ulm, den 26.06. 2022
Der Vorstand